Rad s funkcijama

Funkcije u Excelu predstavljaju unaprijed definirane, složene izraze koji omogućuju izvođenje različitih operacija i izračuna na temelju zadanih vrijednosti, tzv. argumenata, unesenih u određenom redoslijedu. Rezultat funkcije je nova izračunata vrijednost. One se koriste za izvođenje i jednostavnih i složenih matematičkih operacija, čime značajno olakšavaju rad s podacima.

Primjerice, umjesto ručnog zbrajanja više ćelija pojedinačno (=A1+A2+A3+A4…), može se koristiti funkcija SUM, koja to pojednostavljuje: =SUM(A1:A11).

Excel sadrži više od 400 različitih funkcija, koje su organizirane po kategorijama prema svojoj namjeni. Te kategorije uključuju: financijske funkcije, logičke, tekstne, datumske i vremenske funkcije, funkcije za pretraživanje i reference, matematičke i trigonometrijske, statističke, inženjerske, funkcije baze podataka, informacijske i web-funkcije, kao i funkcije za kompatibilnost s prijašnjim verzijama Excela.

Sintaksa funkcije SUM u Excelu.

Funkcija u Excelu može biti zapisana u jednostavnom obliku kao =FUNKCIJA() ili u proširenom obliku s argumentima: =FUNKCIJA(argument 1; argument 2; …; argument n).

Argumenti koje funkcija koristi mogu biti brojevi, tekstualne vrijednosti, adrese ili nazivi ćelija, logičke vrijednosti, pa čak i druge funkcije. Argumenti se međusobno odvajaju točka-zarezom (;), no taj se znak može razlikovati ovisno o regionalnim postavkama na računalu.

Za označavanje raspona ćelija koristi se dvotočka (:). Na primjer, u izrazu =SUM(A1:A5), dvotočka označava da se funkcija primjenjuje na sve ćelije od A1 do A5, uključujući obje krajnje ćelije u rasponu.

Umetanje funkcija

Izrada formule s funkcijom započinje označavanjem ćelije u kojoj želimo da se prikaže rezultat. Nakon toga odabire se odgovarajuća funkcija i umeće se u formulu. Funkcije se mogu umetnuti na više načina, a jedan od najbržih i najjednostavnijih je korištenje naredbe Automatski zbroj, koja se nalazi na kartici Polazno, unutar grupe Uređivanje. Ova opcija omogućuje brzu primjenu često korištenih funkcija, poput zbrajanja, bez potrebe za ručnim upisivanjem. Klikom na strelicu pored naredbe Automatski zbroj otvara se izbornik s najčešće korištenim funkcijama, kao što su: Zbroj (SUM), Prosjek (AVERAGE), Prebrojavanje brojeva (COUNT), Najveća vrijednost (MAX) i Najmanja vrijednost (MIN). Ako se klikne izravno na naredbu Automatski zbroj, Excel automatski umeće formulu sa funkcijom SUM u označenu ćeliju.

Automatski zbroj.

Kada se funkcija umetne u ćeliju, Excel automatski predlaže raspon ćelija koje bi trebale ući u izračun. Ako taj raspon odgovara, unos se potvrđuje pritiskom na tipku Enter ili klikom na gumb Unos u traci formule. U slučaju da predloženi raspon nije ispravan, korisnik može mišem označiti željeni raspon ćelija, a zatim potvrditi unos.

Sve funkcije, uključujući i one najčešće korištene, mogu se pronaći i umetnuti pomoću naredbe Umetni funkciju, koja je dostupna na više mjesta unutar Excel sučelja:

• Na kartici Polazno → skupina Uređivanje → strelica naredbe Automatski zbroj → Više funkcija

• Na traci formule kao gumb.

• Na kartici Formule → skupina Biblioteka funkcija → Umetni funkciju.

• kartici Formule → skupina Biblioteka funkcija → odabirom iz biblioteke funkcija koja je organizirana prema kategorijama.

Klikom na naredbu Umetni funkciju otvara se dijaloški okvir Umetanje funkcije, u kojem korisnik može odabrati željenu funkciju iz različitih kategorija ili je pronaći unosom pojma u polje Traži funkciju. Za svaku označenu funkciju prikazuju se osnovne informacije – objašnjenje njene svrhe, pravilan oblik (sintaksa) te argumenti koje je potrebno unijeti. Uz to, korisniku je dostupna i dodatna pomoć vezana uz korištenje te funkcije.

Dijaloški okvir Umetanje funkcije.

Nakon odabira željene funkcije otvara se prozor Argumenti funkcije, u koji je potrebno unijeti odgovarajuće parametre. Najčešće se radi o adresama pojedinačnih ćelija ili raspona ćelija koje sadrže podatke potrebne za izračun. Raspon ćelija može se jednostavno odabrati povlačenjem miša po željenom dijelu tablice.

Argument funkcije.

Funkcije se mogu umetnuti u formulu i izravnim upisivanjem u ćeliju, pri čemu se može koristiti značajka automatskog dovršavanja. Tijekom unosa naziva funkcije, Excel automatski nudi prijedloge koji odgovaraju upisanom tekstu, što olakšava i ubrzava odabir željene funkcije:

1. U ćeliju upisati znak jednakosti (=) i početno slovo funkcije, na primjer „s“ .
2. Pomicati se po popisu raspoloživih funkcija trakom za pomicanje, a odabirom funkcije jednostrukim pritiskom mišem prikazuje se kratak opis funkcije.
3. Odabrati potrebnu funkciju dvostrukim pritiskom nakon čega je u ćeliju umetnut naziv funkcije i otvorena zagrada, na primjer =min().
4. Dovršiti formulu upisivanjem argumenata.
5. Pritisnuti tipku Enter.